NetVision14

JAK ZORGANIZOWAĆ KONFERENCJĘ?

NetVision już za nami. W tegorocznej edycji konferencji wzięło udział ok. 700 uczestników! W przeciągu trzech dni mieli oni okazję uczestniczyć w 8 różnorodnych ścieżkach tematycznych – przygotowaliśmy dla nich 41 wykładów i warsztatów, które łącznie przeprowadziło 63 prelegentów. Całość wyszła naprawdę super! Jak jednak wyglądał proces przygotowania tak dużego wydarzenia?

W przypadku NetVision wszystko zaczęło się już w październiku. Ewelina Pawlak – koordynatorka konferencji, zorganizowała „casting” na zespół organizatorów i spośród zgłoszonych kandydatów wyłoniła kilkanaście osób. Od tej chwili każda z nich stała się odpowiedzialna za poszczególny obszar związany z przygotowaniem wydarzenia. Spotykaliśmy się niemalże co tydzień i wspólnie uzgadnialiśmy poszczególne czynności, jakie trzeba było wykonać w danym momencie.  To, co szczególnie spodobało mi się w naszej pracy, to jasny podział ról. Każdy od samego początku wiedział, za co jest odpowiedzialny i mógł w stu procentach zająć się swoim obszarem. Z kolei dzięki cyklicznym spotkaniom wiedzieliśmy, na jakim etapie się znajdujemy i na bieżąco mogliśmy rozwiązywać wszelkie napotkane trudności.

Czym więc zajmowali się poszczególni członkowie zespołu?

Ścieżkowcy – osoby odpowiedzialne za poszczególne ścieżki tematyczne konferencji. Do ich zadań należało zaproszenie prelegentów, uzgodnienie z nimi tematów wystąpień, przygotowanie harmonogramów poszczególnych dni wydarzenia. Podczas trwania eventu takie osoby musiały w zasadzie ogarniać wszystko :) Byłam ścieżkowcem już drugi raz, więc bazując na moim doświadczeniu mogę napisać, że warto wcześniej nakreślić sobie, jakie tematy miałyby pojawić się podczas wystąpień, kogo warto zaprosić, czy też jak rozwiązać całość logistycznie. Trzeba również być przygotowanym na niespodziewane sytuacje losowe. Przykład? Na jednej ze ścieżek dwójka prelegentów miała wykład zaplanowany na 1,5 godziny. Przyjechał tylko jeden z nich i skończył prezentację już po 40 minutach. Uczestnicy musieli więc czekać prawie godzinę na kolejne wystąpienie. Z kolei w zeszłym roku jeden z prelegentów w ogóle nie przyjechał, nie dając wcześniej znać organizatorom. To pojedyncze przypadki, ale warto być na nie przygotowanym, by w razie kryzysu zachować zimną krew i pozwolić uczestnikom myśleć, że wszystko przebiega zgodnie z planem :)  I jeszcze dwa słowa o zapraszaniu prelegentów – warto pamiętać, aby zaprosić ich odpowiednio wcześniej. Pisząc do kogoś na 2 tygodnie przed wydarzeniem raczej nie osiągnie się sukcesu :)

Logistycy – tak naprawdę należało do nich jedno z najcięższych zadań – musieli niejednokrotnie naginać czasoprzestrzeń i znajdować sale wtedy, gdy ich nie było :) Politechnika to duża uczelnia, jednak w czasie konferencji odbywały się na niej zajęcia akademickie. Jak więc wytłumaczyć wykładowcy, że najlepiej, aby odwołał wszystkie wykłady na auli, bo robimy w tym czasie nasz event? Z racji, iż nasza konferencja się rozrasta, w tym roku skorzystaliśmy również z gościnności GPNT oraz Inkubatora Starter, gdzie logistycznie było nieco łatwiej;) Niemniej jednak – chcąc być logistykiem, należy mieć dużo cierpliwości i dobrą kondycję do biegania po wydziałach;)

FR – grupa odpowiedzialna za fundraising, czyli pozyskiwanie sponsorów i partnerów. Osoby z tej sekcji były łącznikami pomiędzy organizatorami NV a firmami, które zdecydowały się na współpracę z nami. Do ich obowiązków należało dużo, dużo dzwonienia i dopracowywania szczegółów z naszymi partnerami. Aby osiągnąć sukces, tutaj też trzeba było zacząć działać odpowiednio wcześniej.

PR i marketing – do ich zadań należało pozyskanie patronatów, przygotowywanie notek prasowych, broszur i innych materiałów dotyczących konferencji, a także aktywna działalność w social media.

Poza tym mieliśmy jeszcze IT mastera, odpowiedzialnego za stronę internetową, oraz osobę od finansów, która – najprościej mówiąc – pilnowała, by „hajs się zgadzał”;)

Na czele naszego teamu stała oczywiście koordynatorka, czyli osoba właściwie od wszystkiego. Jej zadaniem była nie tylko pomoc przy poszczególnych obszarach, ale także integracja całego zespołu. Mam nadzieję, że Ewelina nie obrazi się za to, co napiszę, ale będąc koordynatorem trzeba nastawić się na to, że w pewnych momentach członkowie zespołu są na Ciebie źli, wkurzeni, sfrustrowani – bo trzeba zrobić coś nie „po ich myśli”. Z drugiej strony to właśnie koordynator jest osobą, która łagodzi kryzysy i dokonuje rzeczy niemożliwych;)

10150669_393054907504433_1199733413107242061_n
Dream Team NetVision14. fot. Sebastian Mul

Spytałam dziś Ewelinę, co dla niej, jako liderki było najważniejsze przy przygotowywaniu konferencji. Odpowiedziała:

Najważniejsze i zarazem najtrudniejsze zadanie to team spirit. Zwłaszcza przy dużym zespole, gdy nie jesteś z każdym codziennie porozmawiać i zbudować relacji. Jeżeli zespół nie czuje wspólnego celu, to nawet najbardziej dopracowane wydarzenie się nie uda. Poza tym, samotny sukces nie smakuje tak dobrze, jak wspólny :)

 Korzystając z okazji (i możliwości czaciku na FB :P ), zadałam to samo pytanie innej osobie. Piotrek Mazur był koordynatorem Young Business Festival – równie dużego wydarzenia organizowanego przez Studenckie Forum Business Centre Club w październiku 2013. Oto, co mi odpowiedział:

Najważniejsze dla mnie to silny, zgrany i zintegrowany zespół i atmosfera , tzw. team-spirit :)

Wierzcie lub nie, ale obie osoby użyły tego samego stwierdzenia w tym samym momencie, nie konsultując się ze sobą! :D Ich wypowiedzi są więc istotnym dowodem na to, że zgrany zespół, który wspólnie pracuje na postawiony sobie cel, to podstawa przy organizacji jakiegokolwiek wydarzenia.

Facebooktwittergoogle_pluslinkedin

  • Brawo dziewczyny! Tyle pracy włożyłyście, a efekty naprawdę świetne :) Jest na pewno wiele wyzwań przy organizacji tak dużego wydarzenia, dlatego podziwiam. Trudno się nie zgodzić z team-spirit. Na koniec dnia wydaje się, że to się liczy.
    Kinia, cieszę się, że chciałaś się podzielić doświadczeniami :)