WITAM I DZIEŃ DOBRY – CZYLI SZTUKA PISANIA MAILI

Skaldowie śpiewali kiedyś „Ludzie listy piszą…”  Na chwilę obecną  bardziej aktualny byłby jednak zwrot „ludzie maile piszą”. Okazuje się jednak, że – wbrew pozorom – pisanie maili to nie lada wyzwanie! Należy bowiem pamiętać o kilku drobiazgach, które w znaczący sposób wpływają na postrzeganie naszej osoby przez odbiorcę wiadomości. Przyjrzyjmy im się nieco bliżej!

Jak rozpocząć wiadomość?

Zanim przejdziemy dalej, proponuję Wam mały test. Zaznaczcie, w jaki sposób najczęściej rozpoczynacie Wasze maile. Nie zastanawiajcie się za długo, wybierzcie jedną odpowiedź, która jako pierwsza przyszła Wam na myśl….

Jakiego powitania najczęściej używasz w mailach?

View Results

Loading ... Loading ...

To teraz czas na weryfikację ;) Poniżej kilka zwrotów, które najczęściej można spotkać w mailach:

Niezalecane formy

Witam – zwrot, który niezwykle często pojawia się w mailowej korespondencji i uwierzcie mi – jest naprawdę niepożądany. W Internecie można natrafić na mnóstwo dyskusji związanych z „witam” i większość osób szufladkuje osoby, które rozpoczynają maile w taki sposób, jako mało profesjonalne. Nauczyciele akademiccy również nie przepadają za tą formą – niedawno podczas zajęć zwrócono nam uwagę, abyśmy nie pisali do wykładowcy „witam”, bo jest to zwyczajnie  „nie na miejscu”.

Moja koleżanka z pracy podesłała mi z kolei ciekawy artykuł, w którym autorka zaznacza, że „witać” może nas gospodarz w swoim domu;)

Dzień dobry, dobry wieczór – Przyznam szczerze, że zdziwiłam się, iż te formy są niepoprawne, gdyż sama bardzo często ich używam. Na Temat podaje, iż nie wiadomo, o której godzinie adresat odbierze maila, stąd też używanie zwrotu „dzień dobry” mija się z celem, jeżeli mail zostanie odczytany w nocy.

Osobiście nie do końca się z tym zgadzam i będę bronić swojego stanowiska, ponieważ moim zdaniem adresat widzi datę i godzinę wysłania maila, stąd też wie, czy został on napisany rano, czy wieczorem. A co Wy uważacie na ten temat?

Poprawne formy

Cześć …! – Przy czym należy pamiętać, aby zastosować formę wołacza. Czyli użyjemy np. „cześć Kingo!”, a nie „cześć Kinga!” Można też użyć po prostu  samo „Kingo” ;)

Szanowna Pani, Szanowny Panie – to najbezpieczniejsza forma, kiedy piszemy do osoby, której nie znamy, bądź przykładowo do wykładowcy na uczelni.

Droga/Drogi … – warto używać, gdy już kogoś dobrze znamy, np. „Droga Pani Kingo”, „Droga Kingo”. Lepiej jednak za bardzo nie kombinować i nie tworzyć formy-hybrydy, takiej jak np. „Drogi Panie Kowalski” ;)

Co pisać?

Każdy mail jest inny, nie ma więc jednej uniwersalnej reguły, którą można powszechnie stosować. Zebrałam jednak kilka wskazówek, które mogą się Wam przydać:

Piszcie szczerze, niech Wasze maile będą spersonalizowane – nawet, jeżeli wysyłacie podobne treści do wielu osób. Najgorsze, co można zrobić, to napisać „wzorzec” i wklejać wszystkim to samo. Przyznam się Wam, że kilka lat temu, wysyłając do firm prośby o udział w konferencji, używałam właśnie metody „copy paste” i skończyło się to tak, że przez nieuwagę nie zmieniłam nazwy jednej firmy i wysłałam maila do innej. Następnego dnia dostałam odpowiedź, że fajny mail i w ogóle, ale to chyba nie jest oferta skierowana dla nich, w związku z czym nie są zainteresowani. Wniosek? Najlepiej pisać do każdego kilka słów wstępu, w których pokażemy, że wiemy do kogo piszemy. Poza tym adresatowi zawsze jest milej, kiedy personalizujemy mail do niego i wykazujemy się znajomością jego osoby, firmy, itp.

Jak zakończyć?

Kończąc maila należy dodać zwrot „z wyrazami szacunku” albo zwyczajne „pozdrawiam” i oczywiście podpisać się ;)

Jeszcze kilka istotnych uwag:

UDW – czyli pole „ukryte do wiadomości” – niezwykle przydatna opcja, kiedy wysyłamy jednego maila do wielu osób. Wszyscy, których adres mailowy wpiszemy w to pole, otrzymają naszą wiadomość, ale nie wyświetli im się lista pozostałych adresatów. W ten sposób nie ujawniamy danych osobowych i nie przekazujemy komuś „za darmo” naszej bazy kontaktów.

Nie wysyłajcie maili bez tytułu! Z tytułem maila jest bowiem podobnie jak z nagłówkiem artykułu – to od niego w 80% zależy,  czy mail zostanie w ogóle otwarty!

Pozostaje mi tylko życzyć Wam wielu poprawnych maili ;) Udanego długiego weekendu :)!

ikona wpisu: Today is a good day via photopin cc

Facebooktwittergoogle_pluslinkedin

  • Agnieszka D.

    Nie wolno kończyć maila zwrotem „pozdrawiam”, chyba że piszesz do koleżanki. Po drugie zwrot „Dzień dobry” jest moim zdaniem grzeczny i neutralny, dlatego nie rozumiem, czemu się go odradza. Argument do mnie nie przemówił. Nie zgodzę się też z formą „Droga Pani Kingo”. Jeśli nie znam osobiście osoby, z którą piszę i nie jest ona ze mną w dość dobrych stosunkach to nie wypada tak pisać. Niektórzy nie życzą sobie takiego wstępu. Lepiej jednak użyć „Droga Pani Kowalska”.
    A na marginesie – nie pisz jednocześnie kursywy i cudzysłowu. Nie jest to zgodne z zasadami ;)
    Jedyne czego mi brak w tym poście to fakt, jak kończymy powitanie. Czy jest to wykrzyknik czy przecinek?

    • Kinga Kukowska

      Uff, jak dobrze wiedzieć, że nie nie jestem jedyną osobą, która uważa, że forma ” dzień dobry” jest jak najbardziej ok ;)
      I dzięki za info o cudzysłowiu – człowiek uczy się przez całe życie ;) pozdrowienia!

      • Asia Ryćko

        „O cudzysłowie” :-D jak „o rowie”

        Też jestem zwolenniczką „dzień dobry” i uważam używanie tego zwrotu o dowolnej porze doby za o wiele mniejszy błąd niż paskudne „witam”.

        Swoją drogą, to przy stosowaniu „cześć” chyba stosuje się jeszcze przecinek, natomiast ja osobiście nie używam wykrzyknika, tylko również przecinka i następna linijkę zaczynam małą literą, czyli np.:
        Cześć, Kingo,
        a czasem po prostu:
        Cześć,

        W zakończeniach, przede wszystkim formalnych, używam zwrotu „pozdrawiam”, a konkretnie:
        Pozdrawiam,
        Joanna Ryćko
        Czasem są jakieś drobne wariacje na temat, w zależności od odbiorcy. A prywatne maile z bliskimi osobami to i tak podpisuję zupełnie inaczej :-)

        • Agnieszka D.

          Popieram część środkową :)