WITAM I DZIEŃ DOBRY – CZYLI SZTUKA PISANIA MAILI

WITAM I DZIEŃ DOBRY – CZYLI SZTUKA PISANIA MAILI

Skaldowie śpiewali kiedyś „Ludzie listy piszą…”  Na chwilę obecną  bardziej aktualny byłby jednak zwrot „ludzie maile piszą”. Okazuje się jednak, że – wbrew pozorom – pisanie maili to nie lada wyzwanie! Należy bowiem pamiętać o kilku drobiazgach, które w znaczący sposób wpływają na postrzeganie naszej osoby przez odbiorcę wiadomości. Przyjrzyjmy im się nieco bliżej!

Jak rozpocząć wiadomość?

Zanim przejdziemy dalej, proponuję Wam mały test. Zaznaczcie, w jaki sposób najczęściej rozpoczynacie Wasze maile. Nie zastanawiajcie się za długo, wybierzcie jedną odpowiedź, która jako pierwsza przyszła Wam na myśl….

Jakiego powitania najczęściej używasz w mailach?

View Results

Loading ... Loading ...

To teraz czas na weryfikację ;) Poniżej kilka zwrotów, które najczęściej można spotkać w mailach:

Niezalecane formy

Witam – zwrot, który niezwykle często pojawia się w mailowej korespondencji i uwierzcie mi – jest naprawdę niepożądany. W Internecie można natrafić na mnóstwo dyskusji związanych z „witam” i większość osób szufladkuje osoby, które rozpoczynają maile w taki sposób, jako mało profesjonalne. Nauczyciele akademiccy również nie przepadają za tą formą – niedawno podczas zajęć zwrócono nam uwagę, abyśmy nie pisali do wykładowcy „witam”, bo jest to zwyczajnie  „nie na miejscu”.

Moja koleżanka z pracy podesłała mi z kolei ciekawy artykuł, w którym autorka zaznacza, że „witać” może nas gospodarz w swoim domu;)

Dzień dobry, dobry wieczór – Przyznam szczerze, że zdziwiłam się, iż te formy są niepoprawne, gdyż sama bardzo często ich używam. Na Temat podaje, iż nie wiadomo, o której godzinie adresat odbierze maila, stąd też używanie zwrotu „dzień dobry” mija się z celem, jeżeli mail zostanie odczytany w nocy.

Osobiście nie do końca się z tym zgadzam i będę bronić swojego stanowiska, ponieważ moim zdaniem adresat widzi datę i godzinę wysłania maila, stąd też wie, czy został on napisany rano, czy wieczorem. A co Wy uważacie na ten temat?

Poprawne formy

Cześć …! – Przy czym należy pamiętać, aby zastosować formę wołacza. Czyli użyjemy np. “cześć Kingo!”, a nie “cześć Kinga!” Można też użyć po prostu  samo „Kingo” ;)

Szanowna Pani, Szanowny Panie – to najbezpieczniejsza forma, kiedy piszemy do osoby, której nie znamy, bądź przykładowo do wykładowcy na uczelni.

Droga/Drogi … – warto używać, gdy już kogoś dobrze znamy, np. „Droga Pani Kingo”, „Droga Kingo”. Lepiej jednak za bardzo nie kombinować i nie tworzyć formy-hybrydy, takiej jak np. „Drogi Panie Kowalski” ;)

Co pisać?

Każdy mail jest inny, nie ma więc jednej uniwersalnej reguły, którą można powszechnie stosować. Zebrałam jednak kilka wskazówek, które mogą się Wam przydać:

Piszcie szczerze, niech Wasze maile będą spersonalizowane – nawet, jeżeli wysyłacie podobne treści do wielu osób. Najgorsze, co można zrobić, to napisać „wzorzec” i wklejać wszystkim to samo. Przyznam się Wam, że kilka lat temu, wysyłając do firm prośby o udział w konferencji, używałam właśnie metody „copy paste” i skończyło się to tak, że przez nieuwagę nie zmieniłam nazwy jednej firmy i wysłałam maila do innej. Następnego dnia dostałam odpowiedź, że fajny mail i w ogóle, ale to chyba nie jest oferta skierowana dla nich, w związku z czym nie są zainteresowani. Wniosek? Najlepiej pisać do każdego kilka słów wstępu, w których pokażemy, że wiemy do kogo piszemy. Poza tym adresatowi zawsze jest milej, kiedy personalizujemy mail do niego i wykazujemy się znajomością jego osoby, firmy, itp.

Jak zakończyć?

Kończąc maila należy dodać zwrot „z wyrazami szacunku” albo zwyczajne „pozdrawiam” i oczywiście podpisać się ;)

Jeszcze kilka istotnych uwag:

UDW – czyli pole „ukryte do wiadomości” – niezwykle przydatna opcja, kiedy wysyłamy jednego maila do wielu osób. Wszyscy, których adres mailowy wpiszemy w to pole, otrzymają naszą wiadomość, ale nie wyświetli im się lista pozostałych adresatów. W ten sposób nie ujawniamy danych osobowych i nie przekazujemy komuś „za darmo” naszej bazy kontaktów.

Nie wysyłajcie maili bez tytułu! Z tytułem maila jest bowiem podobnie jak z nagłówkiem artykułu – to od niego w 80% zależy,  czy mail zostanie w ogóle otwarty!

Pozostaje mi tylko życzyć Wam wielu poprawnych maili ;) Udanego długiego weekendu :)!

ikona wpisu: Today is a good day via photopin cc

Facebooktwitterlinkedin

Kinga Bobrowska

Autorka bloga Social Kuko, specjalistka w zakresie działań związanych z marketingiem w Internecie. Szczególnie pasjonują ją marketing w social media, reklama i UX.

Zobacz też

Jak zabezpieczyć konto na Facebooku przed włamaniem?

Jak zabezpieczyć konto na Facebooku przed włamaniem?

GDZIE ZNALEŹĆ GENERATOR KODÓW FACEBOOKA?

GDZIE ZNALEŹĆ GENERATOR KODÓW FACEBOOKA?

JAK PRZETŁUMACZYĆ SZABLON BLOGA

JAK PRZETŁUMACZYĆ SZABLON BLOGA

WYSZUKIWANIE OBRAZEM

WYSZUKIWANIE OBRAZEM

10 komentarzy

  1. Nie wolno kończyć maila zwrotem “pozdrawiam”, chyba że piszesz do koleżanki. Po drugie zwrot “Dzień dobry” jest moim zdaniem grzeczny i neutralny, dlatego nie rozumiem, czemu się go odradza. Argument do mnie nie przemówił. Nie zgodzę się też z formą “Droga Pani Kingo”. Jeśli nie znam osobiście osoby, z którą piszę i nie jest ona ze mną w dość dobrych stosunkach to nie wypada tak pisać. Niektórzy nie życzą sobie takiego wstępu. Lepiej jednak użyć “Droga Pani Kowalska”.
    A na marginesie – nie pisz jednocześnie kursywy i cudzysłowu. Nie jest to zgodne z zasadami ;)
    Jedyne czego mi brak w tym poście to fakt, jak kończymy powitanie. Czy jest to wykrzyknik czy przecinek?

    • Uff, jak dobrze wiedzieć, że nie nie jestem jedyną osobą, która uważa, że forma ” dzień dobry” jest jak najbardziej ok ;)
      I dzięki za info o cudzysłowiu – człowiek uczy się przez całe życie ;) pozdrowienia!

      • “O cudzysłowie” :-D jak “o rowie”

        Też jestem zwolenniczką “dzień dobry” i uważam używanie tego zwrotu o dowolnej porze doby za o wiele mniejszy błąd niż paskudne “witam”.

        Swoją drogą, to przy stosowaniu “cześć” chyba stosuje się jeszcze przecinek, natomiast ja osobiście nie używam wykrzyknika, tylko również przecinka i następna linijkę zaczynam małą literą, czyli np.:
        Cześć, Kingo,
        a czasem po prostu:
        Cześć,

        W zakończeniach, przede wszystkim formalnych, używam zwrotu “pozdrawiam”, a konkretnie:
        Pozdrawiam,
        Joanna Ryćko
        Czasem są jakieś drobne wariacje na temat, w zależności od odbiorcy. A prywatne maile z bliskimi osobami to i tak podpisuję zupełnie inaczej :-)

  2. Nie wolno kończyć maila zwrotem “pozdrawiam”, chyba że piszesz do koleżanki. Po drugie zwrot “Dzień dobry” jest moim zdaniem grzeczny i neutralny, dlatego nie rozumiem, czemu się go odradza. Argument do mnie nie przemówił. Nie zgodzę się też z formą “Droga Pani Kingo”. Jeśli nie znam osobiście osoby, z którą piszę i nie jest ona ze mną w dość dobrych stosunkach to nie wypada tak pisać. Niektórzy nie życzą sobie takiego wstępu. Lepiej jednak użyć “Droga Pani Kowalska”.
    A na marginesie – nie pisz jednocześnie kursywy i cudzysłowu. Nie jest to zgodne z zasadami ;)
    Jedyne czego mi brak w tym poście to fakt, jak kończymy powitanie. Czy jest to wykrzyknik czy przecinek?

    • Uff, jak dobrze wiedzieć, że nie nie jestem jedyną osobą, która uważa, że forma ” dzień dobry” jest jak najbardziej ok ;)
      I dzięki za info o cudzysłowiu – człowiek uczy się przez całe życie ;) pozdrowienia!

      • “O cudzysłowie” :-D jak “o rowie”

        Też jestem zwolenniczką “dzień dobry” i uważam używanie tego zwrotu o dowolnej porze doby za o wiele mniejszy błąd niż paskudne “witam”.

        Swoją drogą, to przy stosowaniu “cześć” chyba stosuje się jeszcze przecinek, natomiast ja osobiście nie używam wykrzyknika, tylko również przecinka i następna linijkę zaczynam małą literą, czyli np.:
        Cześć, Kingo,
        a czasem po prostu:
        Cześć,

        W zakończeniach, przede wszystkim formalnych, używam zwrotu “pozdrawiam”, a konkretnie:
        Pozdrawiam,
        Joanna Ryćko
        Czasem są jakieś drobne wariacje na temat, w zależności od odbiorcy. A prywatne maile z bliskimi osobami to i tak podpisuję zupełnie inaczej :-)

  3. “będę bronić swojego stanowiska, ponieważ moim zdaniem adresat widzi datę i godzinę wysłania maila, stąd też wie, czy został on napisany rano, czy wieczorem.” – właśnie doszedłem do tego samego wniosku, ułatwia to życie. Nie da się wyczuć, czy odbiorca odczyta maila w ciągu dnia czy wieczorem, wiem natomiast, o jakiej porze ja tę wiadomość piszę i wysyłam.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Mam na imię Kinga, a Social Kuko to moja mała część Internetu, w której piszę głównie o marketingu i reklamie. Mam nadzieję, że też znajdziesz tu coś dla siebie! :)

Kategorie